Algemene voorwaarden, kwaliteitseisen en procedure voor inschrijving echokwaliteitsregister termijn en biometrie

** Op 21 december 2022 hebben we aangekondigd dat een herstructureringsproces m.b.t. het echokwaliteitsregister en het bijbehorende registratiesysteem onvermijdelijk is. We streven ernaar dit snel; maar wel grondig uit te voeren. De informatie op deze webpagina zal hierdoor de komende tijd worden aangepast. Houd deze pagina dus goed in de gaten.

Wij streven ernaar u: BEN-leden, overige echoscopisten die in het echokwaliteitsregister geregistreerd staan of een verzoek hiertoe hebben ingediend, tijdig via mail op de hoogte te houden; mede met het oog op een goede voorbereiding van een eventuele logboekcontrole.

Dank voor uw begrip! 14 februari 2023 **

1. Eisen inschrijving Echokwaliteitsregister
2. Procedure oproep en indienen logboek
3. Voorwaarden en inhoudelijke eisen beelden logboek en gevolgen niet voldoen aan deel van de logboekeisen
4. Beoordeling logboek
5. Herregistratie
6. Uitschrijving uit het echokwaliteitsregister
7. Inschrijving na uitschrijving echokwaliteitsregister
8. Bezwaar
9. Kosten (her)registratie

1. Eisen inschrijving Echokwaliteitsregister

Eis 1. Diploma van de Basisopleiding echoscopie in de obstetrie
De echoscopist (met echoscopist wordt bedoeld: elke zorgverlener die echo’s in de obstetrie en gynaecologie maakt) beschikt over een diploma van de Basisopleiding echoscopie in de obstetrie (https://www.echoscopisten.nl/nl/echoscopisten/echoscopie-opleidingen) en/of kwaliteitsovereenkomst eerste en/of tweede trimester SEO (https://www.pns.nl/professionals/nipt-seo/kwaliteit-en-beleid/kwaliteitseisen). In geval van een verzoek tot inschrijving na een eerdere uitschrijving uit het echokwaliteitsregister is een diploma vereist, dat is behaald na de uitschrijving.

Eis 2. Voldoende beoordeeld logboek
Het logboek van de echoscopist moet als voldoende zijn beoordeeld. Dit verloopt volgens de procedure, zoals hieronder beschreven, tenzij de echoscopist in aanmerking komt voor een vrijstelling*.
Het logboek moet door de echoscopist persoonlijk zijn gemaakt en in geanonimiseerde vorm zijn aangeleverd. In geval de echoscopist in de 12 maanden voorafgaand aan de oproep voor een logboek minder dan 100 termijnecho’s en/of 100 echo’s biometrie heeft verricht, zal één jaar na de (her) registratie een logboek met recente beelden worden opgevraagd. Voor behoud van de registratie zal ook dit logboek als voldoende moeten worden beoordeeld. Met recente beelden wordt hier bedoeld beelden, die niet ouder zijn dan 3 maanden, voorafgaand aan de datum van het indienen van het logboek. Onder hoofdstuk 3 lees je de inhoudelijke eisen en voorwaarden, die gelden voor beelden in het logboek en de gevolgen bij het niet voldoen aan deel van de logboekeisen.

*Vrijstelling logboekbeoordeling indien:
- logboek niet langer dan 2 jaar geleden met een voldoende is beoordeeld door de KNOV
- niet langer dan 1 jaar geleden het diploma basisechoscopist is gehaald aan een door de BEN erkende opleiding en de echoscopist sindsdien ook werkzaam is geweest als basisechoscopist.
- echoscopist over een actuele kwaliteitsovereenkomst voor het ETSEO en/of TTSEO beschikt; dan geeft dit vrijstelling voor respectievelijk het logboek termijn en biometrie.

2. Procedure oproep en indienen logboek

De echoscopist ontvangt na aanmelding in het echokwaliteitsregister een oproep om binnen 6 weken** een logboek met door hem persoonlijk gemaakte beelden van maximaal 3 maanden oud in te dienen, tenzij hij in aanmerking komt voor een vrijstelling van de logboekbeoordeling (zie* bij eis 2.). In het jaar 2022 kan de termijn van oproep afwijken. Het is de bedoeling dat de echoscopist zoveel mogelijke gebruik maakt van al gemaakte beelden in de periode van 3 maanden, voorafgaande aan de oproep.

De termijn voor het uploaden van het logboek is 6 weken na ontvangst van het verzoek vanuit het Bureau Echokwaliteitsregister (hierna afgekort als het Bureau).

De logboeken worden, na een oproep van de BEN, digitaal (online) gemaakt conform het format op de website (https://www.echoscopisten.nl/nl/echokwaliteitsregister/instructie-logboek-indienen) in de ‘Mijn profiel’ omgeving achter de leden-login.

Na 4 weken binnen de hierboven genoemde termijn van 6 weken ontvangt de echoscopist een reminder met de mededeling dat de echoscopist nog 2 weken heeft om het logboek te maken en in te sturen. Indien u uw logboek tussentijds al compleet heeft ingeleverd, mag u deze reminder negeren. Als binnen de onder de vorige bullit genoemde termijn van 6 weken geen logboek is binnengekomen, ontvangt de echoscopist een bericht met de mededeling dat de eerste ronde voor het insturen van een logboek komt te vervallen. De echoscopist krijgt een oproep voor een herkansing, een laatste kans.

Na het uploaden van het logboek ontvangt de echoscopist een automatische bevestiging hiervan per mail. Als hij deze niet binnen 24 uur na uploaden ontvangt, dient de echoscopist dit onmiddellijk schriftelijk te melden bij het Bureau door een mail te versturen naar kwaliteit@echoscopisten.nl. Let op de automatische bevestiging bevestigt niet dat het logboek aan de eisen voldoet.

**Uitstel van de onder 2 genoemde termijn van 6 weken kan enkel worden verleend in geval van niet kunnen werken door:
- zwangerschap
- ziekte waardoor de echoscopist gedurende een periode van 2 maanden of langer niet kan werken
- verblijf in het buitenland gedurende een periode van 2 maanden of langer
- verlof/sabbatical voor een periode van 2 maanden of langer
- overlijden van een naaste, onder wie wordt verstaan de echtgenoot/partner, een ouder, kind, broer of zus

Dit uitstel dient dan binnen een week na de oproep voor het logboek te worden aangevraagd bij het Bureau. Later indienen van een verzoek tot uitstel zal niet worden gehonoreerd tenzij de echoscopist aannemelijk maakt dat de overschrijding van de termijn verband houdt met de situatie zoals hierboven beschreven.

Het Bureau kent bij een verzoek van uitstel in genoemde gevallen een verlenging toe van 3 maanden, startend vanaf het moment van hervatten werkzaamheden. De datum waarop de werkzaamheden worden hervat dient binnen een week na hervatting schriftelijk te worden gemeld bij het Bureau. Op verzoek van het Bureau dient de echoscopist een bewijs te overleggen van de aangevoerde reden voor het gevraagde uitstel.

Advies bij twijfel vaardigheden: Bij twijfel aan vaardigheden geldt het advies om een hands on training te volgen.

3. Voorwaarden en inhoudelijke eisen beelden logboek en gevolgen niet voldoen aan deel van de logboekeisen

Inhoudelijke eisen logboek
De inhoudelijke eisen voor het logboek termijn respectievelijk biometrie zijn:

Termijn:
1 transvaginale overzichtsfoto van de uterus met vruchtzak. Fundus, ostium internum en cervix zijn zichtbaar.
6 CRL-metingen; 3 transvaginaal, metingen passend tussen 8+4 en 10+0 weken en 3 abdominaal, metingen passend tussen 10+0 en 12+ 6 weken.
2 HC en DBP metingen, metingen passend tussen 12+0 en 13+6 weken

Biometrie:
4 casus biometrie (HC, AC en FL) waarvan 2 casus met metingen passend tussen 26+0 en 32+0 weken en 2 casus biometrie met metingen passend tussen 34+0 en 37+0 weken
Optioneel, dus niet verplicht onderdeel: 2 casus TCD; metingen passend tussen 17+0 en 26+0 weken: echoscopisten ontvangen beoordeling als feedback, maar deze telt niet mee voor de logboekbeoordeling. Deze mogelijkheid is er om echoscopisten, die wel TCD meten voor late termijnbepalingen, in staat te stellen hun meting te laten beoordelen.

Zie ook: (https://www.echoscopisten.nl/nl/echokwaliteitsregister/scoreformulieren-basis-termijn-en-biometrie)

De identificatiegegevens van de zwangere mogen niet zichtbaar/herleidbaar zijn op de beelden

Indien niet: Een logboek dat beelden bevat die niet zijn geanonimiseerd wat betreft de naam en geboortedatum van de cliënte, is in strijd met de AVG, kan niet worden beoordeeld en wordt door het Bureau vernietigd. Dit logboek wordt afgekeurd, omdat het niet voldoet aan eis 2 voor de registratie. Het Bureau stuurt de echoscopist een bericht over de afkeuring en vernietiging van het logboek. Daarbij geeft het Bureau de echoscopist een termijn van twee werkdagen, te rekenen vanaf de datum van het bericht om het logboek opnieuw, nu geanonimiseerd, in te dienen, zodat dit logboek als eerst ingeleverde logboek kan worden beoordeeld. Indien binnen twee werkdagen geen nieuw logboek is binnengekomen blijft de afkeuring van het logboek in stand. In dat geval geldt dezelfde procedure zoals beschreven bij onvoldoende beoordeling onder b. voor het aanleveren van een nieuw logboek. En vindt bij een onvoldoende beoordeling van dit logboek uitschrijving uit het echokwaliteitsregister plaats.

Beelden mogen niet tot de echopraktijk te herleiden zijn

Indien niet: het logboek zal moeten worden afgekeurd, omdat een anonieme beoordeling essentieel is voor een zorgvuldige procedure. Daarbij geeft het Bureau de echoscopist een termijn van twee werkdagen, te rekenen vanaf de datum van het bericht om een nieuw, niet tot de praktijk te herleiden logboek, in te leveren. Indien binnen deze termijn geen nieuw logboek is binnengekomen, blijft de afkeuring van het logboek in stand. In dat geval geldt dezelfde procedure als beschreven bij onvoldoende beoordeling onder b. voor het aanleveren van een nieuw logboek. En vindt erbij een onvoldoende beoordeling van dit logboek uitschrijving uit het echokwaliteitsregister plaats.

Datum en tijd moeten zichtbaar zijn op de beelden

Indien niet: Logboekbeelden worden wel beoordeeld en voorzien van feedback. Het logboek zal los van aantal punten worden afgekeurd vanwege ‘niet voldoen aan voorwaarden’. Indien het de eerste ronde betreft ontvangt de echoscopist een oproep voor een tweede kans (herkansing) en indien het de herkansing betreft vindt uitschrijving uit het echokwaliteitsregister plaats.

Per casus: plaatjes van 1 zwangere invoegen

Indien niet: Logboekbeelden worden wel beoordeeld en voorzien van feedback. Het logboek zal los van aantal punten worden afgekeurd vanwege ‘niet voldoen aan voorwaarden’. Indien het de eerste ronde betreft ontvangt de echoscopist een oproep voor een tweede kans (herkansing) en indien het de herkansing betreft vindt uitschrijving uit het echokwaliteitsregister plaats.

De beelden moeten gemaakt zijn in de afgelopen 3 maanden, gerekend vanaf datum van indienen van het logboek

Indien niet: Logboekbeelden worden wel beoordeeld en voorzien van feedback. Het logboek zal los van aantal punten worden afgekeurd vanwege ‘niet voldoen aan voorwaarden’. Indien het de eerste ronde betreft ontvangt de echoscopist een oproep voor tweede kans (herkansing) en indien het de herkansing betreft vindt uitschrijving uit het echokwaliteitsregister plaats.

De technische gegevens (bijv. TI, frequentie, etc.) van de beeldinstellingen zijn zichtbaar op de afbeeldingen die zijn aangeleverd

Indien niet: Logboekbeelden worden wel beoordeeld en voorzien van feedback. Het logboek zal los van aantal punten worden afgekeurd vanwege ‘niet voldoen aan voorwaarden’, Indien het de eerste ronde betreft ontvangt de echoscopist een oproep voor tweede kans (herkansing) en indien het de herkansing betreft vindt uitschrijving uit het echokwaliteitsregister plaats.

Er zijn geen achteraf ingezoomde of uitgesneden afbeeldingen gebruikt (en geen foto's van uitgeprinte afbeeldingen)

Het logboek is compleet, er ontbreken geen beelden

Het logboek is door de echoscopist zelf gemaakt en er zijn geen beelden gebruikt van andere echoscopisten

Indien niet: Als blijkt dat een logboek niet door de echoscopist persoonlijk is gemaakt, wordt dit logboek als onvoldoende beoordeeld, omdat het niet aan de gestelde eis voldoet voor de registratie. In dat geval geldt de procedure zoals hieronder beschreven onder b. bij onvoldoende beoordeling. voor het aanleveren van een nieuw logboek. Indien het de eerste ronde betreft ontvangt de echoscopist een oproep voor een tweede kans
(herkansing) en indien het de herkansing betreft vindt uitschrijving uit het echokwaliteitsregister plaats.

Indien mogelijk staat op iedere afbeelding de zwangerschapsduur duidelijk vermeld

Indien dit technisch niet mogelijk is zal het logboek niet worden afgekeurd. Logboekbeelden worden beoordeeld en voorzien van feedback.

Zie ook: (https://www.echoscopisten.nl/nl/echokwaliteitsregister/scoreformulieren-basis-termijn-en-biometrie)

4. Beoordeling logboek

Anoniem beoordelen
De logboekbeoordeling geschiedt volledig geanonimiseerd; beoordelaar en beoordeelde weten elkaars namen niet. Beoordelaars voldoen aan de door de BEN gestelde criteria. (https://www.echoscopisten.nl/nl/echokwaliteitsregister/criteria-logboekbeoordelaar-ben-echokwaliteitsregister-basis)

Bij voldoende beoordeling
Bij voldoende beoordeling vindt (her)registratie in het kwaliteitsregister basisechoscopie plaats voor een periode van 2 jaar. De echoscopist die minder dan 100 termijn- en/of biometrie echo van de onderzoeken verricht ontvangt na één jaar automatisch een oproep voor het aanleveren van een nieuw logboek.

Bij onvoldoende beoordeling
a. ontvangt de echoscopist feedback in de vorm van toelichting op de beoordeling. Er kan ook advies gegeven worden om bijvoorbeeld een scholing of een HO-training te volgen. Een lijst van door de BEN geaccrediteerde HO trainers staat op de website (https://www.echoscopisten.nl/nl/accreditatie/geaccrediteerde-handson-trainers).
Als de beoordelaar daarbij het advies heeft gegeven, om een hands-on training bij een door de BEN geaccrediteerde hands-on trainer te volgen, is de geregistreerde niet verplicht om dit advies op te volgen. Wel verdient het aanbeveling dit te doen gezien de bewezen positieve effecten hiervan op de beoordeling.

b. moet de echoscopist binnen 3 maanden na het ontvangen van de uitslag een geheel nieuw logboek dan wel bepaalde beelden aanleveren, afhankelijk van de beslissing van de beoordelaar. Welke beelden opnieuw moeten worden aangeleverd ter beoordeling zal duidelijk worden aangegeven in de mail van de beoordelaar over de uitslag van de onvoldoende beoordeling. Alle beelden van de opnieuw opgevraagde casus of het opnieuw opgevraagde logboek moeten weer uiterlijk 3 maanden oud zijn op moment van inlevering en in ieder geval gemaakt zijn ná de eerste beoordeling.

Bij onvoldoende herkansing
Bij een tweede onvoldoende beoordeling vindt uitschrijving uit het echokwaliteitsregister plaats. De echoscopist ontvangt hierover schriftelijk bericht van het Bureau. In dit schriftelijk bericht staat waar de echoscopist aan moet voldoen om weer ingeschreven te kunnen worden in het echokwaliteitsregister.

5. Herregistratie

Eisen voor herregistratie na 2 jaar:

1. Binnen de registratieperiode van 2 jaar, dien je 8 BEN accreditatiepunten aantoonbaar behaald te hebben (dus per 2 jaar): https://www.echoscopisten.nl/nl/accreditatie/accreditatie-voor-leden-geregistreerden-hoe-werkt-het

2. Voldoen aan de hiervoor beschreven eisen voor de inschrijving kwaliteitsregister basisecho, als hiervoor beschreven.

Procedure herregistratie, waaronder beoordeling logboek. Uiterlijk op de dag voordat de registratietermijn verstrijkt, moet de echoscopist aan de eisen voor herregistratie voldoen. Wanneer de echoscopist niet voldoet aan de eisen voor herregistratie, leidt dit tot doorhaling in het register.

Het Bureau controleert het aantal behaalde accreditatiepunten aan het einde van de registratietermijn op basis van het overzicht van de accreditatiepunten van het persoonlijke profiel.

6. Uitschrijving uit het echokwaliteitsregister

De Registratie in het Echokwaliteitsregister eindigt:
a. door het verstrijken van de registratietermijn (van 2 jaar) zonder dat de echoscopist voldoet aan de eisen voor herregistratie.
b. door opzegging van de registratie door de echoscopist
c. door ondanks een herhaald verzoek, niet voldoen aan de betalingsverplichting door echoscopist;
e. door een ‘onvoldoende’ beoordeling van het logboek één jaar na (her) registratie bij een echoscopist die minder dan 100 termijnecho’s en/of 100 echo’s) biometrie per jaar verricht
f. door overlijden van de ingeschreven echoscopist;
g. door ondanks een herhaald verzoek, niet reageren op de oproep voor het indienen van een logboek door echoscopist;

Moment van uitschrijving
Uitschrijving uit het register door opzegging van de echoscopist kan per eerste van de volgende maand geschieden. Opzegging gebeurt door een schriftelijke kennisgeving aan het Bureau. Het voldane registratiegeld over de resterende periode van de registratietermijn van 2 jaar wordt terugbetaald.

In de andere gevallen vindt uitschrijving plaats:
In geval a en e: de dag volgend op de dag, waarop het bericht over het niet voldoen aan de eisen van herregistratie respectievelijk de onvoldoende beoordeling na één jaar (her) registratie.
In geval c: op de dag, nadat de laatst gestelde betalingstermijn op straffe van uitschrijving, is verstreken.
In geval f: de dag, nadat een bericht van overlijden is ontvangen.
In geval g: de dag, nadat een bericht over herhaaldelijk negeren oproep is ontvangen.

Bericht over uitschrijving aan Vektis
Na uitschrijving uit het betreffende Echokwaliteitsregister gaat er een automatisch bericht naar Vektis. De uitschrijving zal gevolgen hebben voor de vergoeding van echo-onderzoeken, erkend in het desbetreffende Echokwaliteitsregister.

7. Inschrijven na uitschrijving echokwaliteitsregister

De echoscopist, die uitgeschreven is uit het Echokwaliteitsregister, kan op diens verzoek opnieuw worden ingeschreven, als hij voldoet aan alle hiervoor beschreven eisen voor een inschrijving in het Echokwaliteitsregister. Dit betekent dat hij na uitschrijving opnieuw een diploma van de Basisopleiding echoscopie in de obstetrie, als beschreven in eis 1. moet hebben behaald, waarbij de datum van dit diploma na de datum van de uitschrijving uit het Echokwaliteitsregister moet liggen.

8. Bezwaar

De BEN werkt momenteel aan een nieuwe klachten- en bezwaarprocedure.

De BEN wil een kwaliteitssysteem bieden dat daadwerkelijk de echo-kwaliteit van de bij het register ingeschreven echoscopisten bevordert en dat daarnaast aansluit op de behoeften van deze echoscopisten. Daarbij past ook de goede omgang met ideeën voor verbeterpunten en signalen van onvrede over aspecten van het systeem.

Het doel van de nieuwe klachtenregeling is dan ook tweeledig: BEN wil leren van de feedback en de klachten en BEN wil de signalen van onvrede van echoscopisten serieus nemen door ze zorgvuldig te behandelen in een duidelijke en transparante regeling.

De regeling wordt opgesteld in overleg met alle belanghebbenden. We hopen de regeling in mei te kunnen implementeren.

9. Kosten (her)registratie

Zowel BEN leden als geregistreerden betalen een bijdrage van €70,00 excl. BTW voor het beoordelen van een logboek. De kosten voor een herbeoordeling zijn €50,00 excl. BTW per logboek. Deze kosten zullen voortaan vooraf voldaan moeten worden.

Versie 2: 21-04-2023